MANAJEMEN UMUM

PENGERTIAN MANAJEMEN

• Atri dan Fungsi Manajemen
Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan, serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
Dari definisi diatas tentang manajemen tersebut, dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi, yaitu:
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan
Secara garis besar, perencanaan ini menggambarkan tentang :
a. Apa
b. Bagaimana
c. Mengapa dan
d. Kapan akan dilakukan
Jadi untuk mencapai tujuan harus ada kegiatan, dalam mana kegiatan-kegiatan yang sama disatukan di dalam suatu wadah yang disebut fungsi.
Untuk menghilangkan atu menjaga agar penyimpangan yang terjadi tidak terlampau jauh dari rencananya, maka perlulah diadakan pengawasan/pengendalian.
Dalam jangka panjang, mekanisme kerja dari fungsi-fungsi manajemen ini berjalan secara kronologis seperti uraian di muka; sedangkan dalam jangka pendek akan berjalan secara bersama-sama.

• Jenjang Manajemen
Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jenjang tersebut adalah : (1) manajemen puncak atau manajemen eksekutif, (2) manajemen madya atau manajemen administrative, dan (3) manajemen operasional atau manajemen supervisor.
a. Manajemen Puncak
Manajemen puncak ini bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting tentang hal-hal seperti penggabungan (merger), produk baru, dan pengeluarkan saham.

b. Manajemen Madya
Para manajer ini mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajer puncak.

c. Manajemen Operasional
Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya.

LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

• Gerakan Manajemen Ilmiah
Sejak pemunculan bukunya tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang diterbitkan berjudul The Principles of Scientific Management. Dalam bukunya, Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip-prinsip tersebut adalah :

Prinsip 1 : Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menetukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.
Prinsip 2 : Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatihan secara ilmiah.
Prinsip 3 : Kita dapat menjamin bahwa terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.
Prinsip 3 : Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.

SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN
MANAJEMEN

• Sekolah Klasik (Classical School)
Sekolah klasik berawal dengan adanya formasi perusahaan-perusahaan besar, sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.

• Sekolah Perilakku (Behavioral School)
Sekolah perilaku yang juga disebut leadership, human relations, atau behavioral sciences shool of management. Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahi manusia.

• Sekolah Ilmu Manajeme (Manajemen Science School)
Tidak seperti sekolah klasik, yang mengidentifikasi tugas-tugas manajemen. Sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matematika dan statistik.

• Analisis Sistem
Analisis system ini berkaitan dengan masalah-masalah yang melibatkan semua komponen secara bersama-sama.
System adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian-bagian independent yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisme fungsi. Analisis system merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian-bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka.

• Manajemen Hasil
Sejak pertama kali dikemukakan oleh Peter Drucker di awal tahun 1950-an, manajemen hasil, atau manajemen berdasarkan sasaran (management by objectives/MBO). MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengedalian karyawan.
Adapun keburukannya dapat disebutkan di sini antra lain :
• Untuk beberapa tugas, MBO sulit menentukan tujuan yang tepat
• MBO hanya akan sukses jika semua pihak mau berpartisipasi
• MBO seharusnya tidak dipandang sebagai suatu penyelesaian untuk semua masalah manajemen
• Tujuan-tujuan itu seharusnya layak danmudah diatur.

PERENCANAAN

Perencanaan merupakan fungsi terpenting di antra semua fungsi-fungsi menajemen yang ada. Adapun sifat-sifat yang lain dari fungsi perencanaan adalah : sumbangan terhadap tujuan serta efisien dari rencana itu sendiri.

• Bentuk-bentuk Perencanaan
Dengan berdasarkan diri kepada pengertian ini, maka perencanaan memiliki bentuk-bentuk sebagai berikut :

a. Tujuan (Objective)
Tujuan merupakan suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan, dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.

b. Kebijakan (Policy)
Kebijakan adalah suatu pernyataan atu pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan tertentu.

c. Strategi
Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat.

d. Prosedur
Prosedur merupakan rankaian tidakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang.
e. Atuaran (Rule)
Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.

f. Program
Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang di sertai dengan suatu anggaran (bugget); semuanya ini akan menciptakan adanya tindakan.

• Kegunaan Perencanaan
Adapun kegunaan dari pada perencanaan adalah :

a. Mengurangi Ketidakpastian serta Perubahan pada
Waktu Mendatang
Waktu yang akan datang bersifat tidak statis, akan tetapi selalu bersifat dinamis dan berubah-ubah; oleh karena itu diperlukan adanya perencanaan.
Dalam hal ini, yang penting adalah memilih suatu cara yang dianggap paling tepat untunk mencapai tujuan.

b. Mengarahkan Perhatian pada Tujuan
Perencanaan dibuat untuk digunakan sebagai penentu arah di dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

c. Memperingan Biaya
Dengan adanya perencanaan memungkinkan diadakan penghematan ongkos-ongkos, sebab semua kegiatan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.

d. Merupakan Sarana untuk Mengadakan Pengawasan
Hasil kerja yang telah dicapai oleh seseorang sulit untuk diukur keefektifannya tanpa adanya perencanaan.


• Langkah-langkah Penyusunan Perencaan

a. Menetapakan Tujuan
Langkah pertama yang harus dilakukan dalam menyusun perencanaan adalah menetapkan tujuan.
Tujuan menggambarkan tentang apa yang diharapkan dapat dicapai dan merupakan suatu titik akhir tentang apa yang harus dikerjakan.

b. Menyusun Anggapan-anggapan
Lngakah kedua yang harys dilakukan dalam menyusun perencanaan adalh menciptakan, mencari kesesuaian penggunaan dan menyebarkan anggapan perencana.

c. Menentukan Berbagai Alternatif Tindakan
Banyak sekali cara yang dapat ditempuh untuk mencapai suatu tujuan. Oleh karena itu, agar tujuan dapt tercapai sebaiknya dipilih cara-cara yang sesuai saja.

d. Mengadakan Penilaian terhadap Alternatif-alternatif Tindakan
Yang Sudah Dipilih
Dalam langakah keempat ini dilakukan uaha-usaha untuk mencari alternative mana yang akan memberikan hasil maksimal dengan pengeluaran tertentu.

e. Mengambil Rencana Pendukung
Setelah itu barulah diambil keputusan tentang alternative mana yang di harapkan dapat mencapai tujuan.

f. Menyusun Rencana Pendukung
Setelah langkah kelim dapat diselesaikan, boleh dikatakan langakah penyusun perencanaan sudah selesai.



• Perencanaan Merupakan proses Pendekatan
yang Rasional
Dengan berbagai macam langkah yang telah dilakukan untuk menyusun suatu perencanaan, dapatlah dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk eaktu perencanaan merupakan suatu prose pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan datang.

• Jangka Waktu Perencanaan
Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokan menjadi tiga golongan, yakni :
a. Perencanaan jangka panjang
b. Perencanaan jangka menengah
c. Perencanaan jangka pendek

• Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan
Adanya kelemahan ini disebabkan oleh beberapa faktor yang mempunyai sifat membatasi perencanaan.
Faktor-faktor tersebut ialah :
a. Sulitnya Mencari Anggapan Secara Teliti
b. Perubahan yang Sangat Cepat
c. Kekuatan Internal
Kekakuan internal merupakan kekakuan yang tercipta dan berasal dari dalam organisasi/perusahaan; dapat berupa : (1) kekakuan psikologis, (2) kekakuan karena adanya prosedur dan kebijakan dan (3) kekakuan sumber daya dan dana.

d. Kekauan Eksternal
e. Waktu dan Biaya

• Pengambialan Keputusan
a. Syarat Pengambilan Keputusan

• Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang rasional
• Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya
• Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan pernilaian berbagai alternative sesuai dengan tuntunan-tuntunan untuk mencapai tujuan
• Harus bersikaf optimis dan mempunyai kemauan yang kaut untuk memilih alternative yang paling baik.

b. Alat Pengambilan Keputusan
Untuk mengambil keputusan yang rasioanal perlu digunakan alat-alat seperti : (1) operation reseach, (2) teori probabilitas, (3) Linear programming.
- Analisa Risiko
Pertimbangan untuk memasarkan produk baru ke pasar misalnya, tergantung kepada beberapa variable kritis berikut.
1. Biaya pengenalan
2. Biaya produksi
3. investasi modal yang dibutuhkan
4. harga dan
5. market share yang dapat di capai

• Pohon Keputusan (Decision Tree)
Cara lain yang dapat ditempuh untuk menganalisis keputusan adalah dengan jalan melihat berbagai kemungkinan arah yang di ambil dari berbagai jenis keputusan.

PENGORGANISASIAN
• Pengertian
Fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta tearah pada suatu tujuan.



Hubungan-hubungan yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk : hubungan informan dan hubunagn formal.

a. Hubungan Informal
Hubungan informasi ini lebih banyak menyangkut hubungan manusiawi.

b. Hubungan formal
Hubungan format merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja. Secara resmi, hubungan format ini ditunjukan di dalam bagan organisasi, pedoman organisasi atau deskripsi jabatan yang ada.
Dalam format terdapat tiga hubunagn dasar yaitu :

1) Tanggung jawab
Yang dimaksud tanggung jawab adalah kewajiban-kewajiban bagi induvidu yang melaksanakan tugas yang telah ditetapkan, cara penentuan tanggung jawab menggunakan azas kesamaan.

2) Wewenang
Yang dimaksud wewenang adalah hak untuk menga,bil keputusan tentang apa yang harus dilakukan oleh seseorang.

3) Pertanggung-jawaban
Kalau wewenang berasal dari pemimpinan, artinta mengalir dari atas ke bawah, maka pertanggung-jawaban ini berasal dari bawahan (mengalir dari bawah ke atas)






• Pola Hubungan antar Komponen Organisasi
Untuk mengetahui tentang beberapa jauh seseorang telah mencapai hasil yang diharapkan, maka setelah dibebani dengan satu tanggung jawab dan diberi wewenang, ia diminta untuk memberikan pertanggung jawabannya kearah tujuan yang telah ditetapkan.
Jadi, antara tujuan, fungsi, tanggung jawab, wewenang serta pertanggung-jawaban mempunyai hubungan yang erat, dan berkaitan satu dengan lainnya.

• Rentangan Kekuasaan
Muncul rentangan kekuasaan ini disebabkan oleh adanya keterbatasan, pada kemampuan seseorang.
Dari beberapa pendapat yang berbeda di atas dapatlah disimpulkan bahwa faktor jumlah bawahan sama belum menjamin keefektifan serta efisiensipengaturan dari seorang pinjaman. Untuk itu harus diperhatikan pula faktor lain yang mempunyai hubungan erat. Faktor tersebut adalah frkuensi hubungan antara pimpinan dan bawahan.

a. Latihan dari bawahan
Bawahan yang mendapatkan latihan sempurna akan mengurangi frekuensi hubungan dengan pimpinannya.

b. Pendelegasian wewenan
Organisasi yang kurang teratur dapat memberiakan penagruh yang kurang terhadap frekuensi hubungan antara pimpinan dan bawahan, Kejelekan-Kejelekan dari sebuah organisasi akan terlihat pada kurang jelasnya pendelegasian wewenang yang ada.

c. perencanaan
Dalam hal ini penyusunan perencanaan, kerja perencanaan, wewenang dari pelaksana dan sejauh mana para pelaksana dapat memahaminya, sangat mempengaruhi hubungan mereka denagn pimpinan.



d. Teknik Komunikasi
Teknik kemampuan yang baik akan mempengaruhi pula rentangan kekuasaan yang ada.

• Dasar-dasar Penggolongan Bagian Di Dalam Organisasi
Pengelompokan menjadi bagian-bagian di dalam sebuah organisasi dapat di dasarkan pada beberapa faktor berikut ini :

a. Didasarkan pada Suatu Angka
b. Didasarkan pada Waktu
c. Didasarkan pada Fungsi Perusahaan
d. Didasarkan pada Luas Daerah Operasi
e. Didasarkan pada Jenis Barang yang Dihsilkan
f. Didasarkan pada Jenis Langganan

• Karakteristik Struktur Organisasi
Deemikia setiap bentuk struktur organisasi yang baik harus memilii dua karakteristik dasar, yaitu :

a. Keseimbangan dalam Organisasi
b. Fleksibel

PENGARAHAN

• Prinsip-prinsip Pengarahan
Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk sedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan.
Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan herus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu :
a. Prinsip Mengarah Kepada Tujuan
b. Prinsip Keharmonisan Dengan Tujuan
c. Prinsip Kesatuan Komando

• Cara-cara Pengarahan
Adapun cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa,

a. Orientasi
Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasai yang perlu agar kegiatan dapat dilakukan dengan baik.
Informasi yang diberikan di dalam orientasi dapat berupa antara lain :
1) Tugas itu sendiri
2) Tugas lain yang ada hubungannya
3) Ruang lingkup tugas
4) Delegasi wewenang
5) Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja
6) Hubungan antara masing-masing tenaga kerja
7) Tujuan dan Tugas

b. Perintah
Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Adapun perintah yang diberikan kepada bawahanya dapt berupa :
- Perintah Umum dan Khusus
- Perintah Lisan dan Tertulis
- Perintah Formal dan Informal

c. Delegasi Wewenang
Pendelegasian wewnang bersifat lebih umum jika dibandingakan dengan pemberian perintah.

• Komunikasi
Dari definisi-definisi tentang komuniksi tersebut dapt diambil kesimpulan, bahwa :
a. Didalam komunikasi terdapt hubungan antara orang dengan orang
b. Hubnungan yang timbul di dalam komunikasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan, pendapat atau informasi
c. Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan menciptakan saling pengertian
d. Untuk mengadakan komunikasi, dapt di gunakan kata-kata,surat, kode atau symbol
Untuk maksud-maksud tersebut perlu memeprhatiakn beberapa prinsip berikut:
1) Kominikasi Harus jelas
2) Prinsip Intgritas
3) Prisip Penggunaan Organisasi Informal

• Motivasi
Mtivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu motivasi positif dan motifasi negatif.

PENGKOORDINASIAN

• Prinsip-prinsip Koordinasi
Dalam mengadakan koordinasi diperlukan suatu peganan yang berupa prinsip-prinsip. Koordinasi anta bagian dan antar individu di dalam organisasi akan dapat tercapai bilamana diikuti dengan tiga prinsip berikut :
a. Prinsip Kontak Langsung
b. Prinsip Peenkanan pada Pentinganya Koordinasi
c. Hubungan Timbal Balik di antara Faktor-faktor yang Ada

• Pelaksanaan Fugsi Koordinasi
a. Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksanaanya koordinasi
b. Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi

PENGAWASAN

• Pengertian
Pengawasan merupakan fingsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen.
Dapat pula menyangkut perubahan-perubahan besar, seperti :
a. Penyusunan kembali rencana baru
b. Menetapkan sasaran tardet baru
c. Perubahan sturktur organisasi
d. Perbaikan cara-cara penerimaan pegawai

• Langkah-langkah Pengawasan
Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan adalah :
a. Menciptakan Standard
b. Membandingkan Kegiatan yang Dilakukan dengan Standard
c. Melakukan Tindakan Koreksi