DISAIN DAN PERILAKU ORGANISASI

PENGERTIAN ORGANISASI

• Apakah yang Dimaksud dengan Organisasi
Menurut Boone dan Kurtz, organisasi didefinisikan sebagai berikut :
Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.
Definisi organisasi itu mencakaup tiga element pokok,yaitu (1) interakasi manusia, (2) kegiatan mengarah pada tujuan, dan (3) struktur.


ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL

Akan tetapai setiap organisai memepunyai suatu “komponen informal” di samping “komponen formal”nya.

• Organisasi Formal
Organisai formal merupakan system tugas, hubungan wewenang,tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.
Organisasi formal menawarkan bidang-bidang tetap (relative) yang masing-masing orang bekerja pada bidang tanggung jawabnya sendiri. Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah (1) wewenang, (2) tanggung jawab, (3) pertanggungjawaban, (4) delegasi, (5) koordinasi.

• Organisasi Informal
Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan social yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal.
Komunikasi yang terjadai dalam organisasi informalberjalan dengan cepat dari mulut ke mulut. Sistem komunikasi ini disebut system tanaman rambat.
Dalam kelompok kerja terdapat tiga kategori karyawan,yaitu :
- Anggota-anggota kelompok dalam (inner group)
- Anggota-anggota kelompok pinggir (fringe group)
- Anggota-anggota kelompok luar (out group)
• Sentralisasi Vs Desentralisasi
Istilah sentralisasi dan desebtralisasi sering dipakai dalam manajemen.

Organisasi yang Disentralisir
Organisasi manajemen yang disentralisir merupakan sebuah system yang wewenang serta pengendaliannya dipegang di suatu pusat, biasanya eksekutif puncak.
Bebrapa kebaikan organisasi yang disentralisir adalah (1) barang pengendalian yang lebih efektif dapat dilakukan, (2) cenderung memperpendek jangka pengambilan keputusan, dan (3) memungkinkan bagi seluruh unit untuk mengikuti suatu rencana tindakan yang seragam.
Sedangkan keburukannya dapat disebutkan disini antara lain : (1) jika perusahaan berkembang dengan pesat, maka beban kerja pada eksekutif ouncak menjadi terlalu banyak, (2) organisasi yang disentralisir hanya memberi pengalaman sedikit kepada para manajer muda dalam pengambilan keputusan.

Organisasi yang Didesentralisir
Manajemen yang didesentaralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepda jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi.


STRUKTUR ORGANISASI DAN
PENYUSUNANNYA

• Pembentuk Struktur Organisasi
Struktur organisasi formal didasrkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi,yaitu :
1. Interaksi kemanusiaan
2. Kegiatan yang terarah ke tujuan
3. Struktur
Tujuan sebuah perusahaan yang berupa “menyediakan barang yang berkualitas baik dengan harga bersaing kepada konsumen” tidak dapt menjabarkan kondisi peralatan produksi yang harus diperiksa secara teratur dan diperbaiki jika terjadi kerusakan.

Hierarki Tujuan
Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan.

Departementalisasi

Wewenang dan Tanggung Jawab
Tindakan menugaskan kegiatan kepda bawahan ini disebut pendelegasian.
Dalam pendelegasian kegiatan, manajer memberikan tanggung jawab kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas yang ditugaskannya.

Beberapa Banyak Bawahan yang Harus Ada di Bawah
Rentangan pengendalian (span of control) merupakan jumlah optimal bawahan yang dapat dikelola oleh seseorang.
Faktor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal adalah :
1. Jenis pekerjaan
2. Pelatihan karyawan
3. Kemampuan manajer
4. Efektifitas komunikasi

Menjamin Komunikasi yang Efektif
Komunikasi merupakan tugas yang relative sederhana bagi organisasi kecil. Sering komunikasi itu berupa tatap muka, dan perintah yang komunikasi yang jelas sangat penting berfungsi organisasi secara lancar.

Menghindari Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu
Mengapa terjadi kecenderungan untuk menambah karyawan pada tingkat yang lebih tinggi disbanding peningkatan pekerjaan ? Menurut Parkinson, penyebabnya terletak pada :
1. Keinginan manajer sendiri untuk membangun “kerajaan” dengan menambah bawahan.
2. Kerja tulis yang diciptakan oleh adanya kesempatan kerja dari karyawan tambahan
 Bentuk-bentuk Struktur Organisasi
Bagan yang dimaksud dinamakan bagan organisasi atau struktur organisasi. Yang menjadi dasar dalam organisasi ini adalah pembagian kekuasaan (authority) dan tanggung jawab (responsibility).

 Organisasi Garis
Gambaran secara ringkas ini menunjukkan bahwa Kepala Bagian Pemasaran adalah orang yang sibuk dan ahli dalam berbagai macam kegiatan

a. Kebaikan Organisasi Garis
 Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah
 Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan, sebab tidak perlu membicarakannya dengan orang lain.
 Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah, sebab perintah tersebut dapat diberikan langsung pada bawahan.
 Menghemat biaya,sebab pengawasan dari berbgai kegiatan hanya dilakukan oleh seorang saja.

b. Kebaikan Organisasi dan Staf
 Sering terhadapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan.
 Tidak adanya spesialisasi menyebabkan tugas yang berat bagai para petugas sehingga kurang efisien.
 Kurangnya kerjasama di antara masing-masing Bagian.

 Organisasi Garis dan Staf
Organisasi garis dan staf ini merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialis dalam perusahaan.

a. Kebaikan Organisasi Garis dan Staf
 Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus di luar Bagiannya.
 Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan sehingga akan memperinganpekerjaan dan meningkatkan efisien kerja.
 Staf dapat mendidik para petugas.
 Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas.

b. Keburukan Organisasi Garis dan Staf
 Kadang-kadang staf tidak lagi member saran tetapi perintah, sehingga dapat menimbulkan pertentangan dengan manajer pada Bagian yang bersangkutan.
 Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staf dari pada atasnya.
 Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil.

 Organisasi Fungsioanal
Dalam Organisasi Fungsional, masing-masing manajer adalah seorang special atau dan masing-masing bawahan/ pekerjaan mempunyai beberapa pimpinan. Manajer memiliki kekuasaan penuh untuk menjalankan fungsi-fungsi yang menjadi tanggung jawabnya.

a. Kebaikan Organisasi Fungsional
 Masing-masing fungsi dipegang oleh yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya.
 Tugas para manajer menjadi lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi.

b. Keburukan Organisasi Fungsioanal
 Membingungkan para pekerja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah.
 Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan.
 Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi.
 Kurangnya koordinasi sering menimbulkan perselisihan di antara para manajer.

 Organisasi Komite
Untuk membentuk komite haruslah memperhatikan syarat-syarat berikut ini :
1) Suasananya santai dan bersifat informal
2) Semua anggota Komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya.
3) Komite mengetahui tentang tugas-tugas yang dibebankan kepadanya.
4) Masing-masing anggota Komite bersedia mendengarkan pendapat anggota yang lain.
5) Keputusan diambil secara consensus.
6) Masing-masing anggota bebas mengemukakan pendapat
7) Ketua Komite tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain.

Komite sering disebut juga panitia.

a. Kebaikan Komite
 Meruakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat diantara beberapa anggota.
 Keputusan ditentukan bersama-sama sehingga dapat memberikan hasil yang lebih baik.
 Menciptakan koordinasi yang lebih baik.
 Meningkatkan pengawasan karena macam-macam Komite tersebut dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana.

b. Keburukan Komite
 Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya.
 Keharusan untuk berkompromi
 Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalm organisasi.
 Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran-saran yang diberikan.

 Organisasi Matrik
Bentuk baru yang disebut organisasi matrik ini digunakan berdasarkan struktur organisasi garis dan sifat yang sudah ada.

a. Kebaikan Organisasi Matrik
 Luwes.
 Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifikatau persoaln-persoalan teknis yang unik.
 Memberikan alat inovasi tanpa mengganggu struktur organisasi yang ada.

b. Keburukan Organisasi Matrik
 Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional.
 Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalm mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda.
 Konflik dapat muncul antara antara manajer proyek dengan manajer-manajer bagian lain.


PERILAKU KEORGANISASIAN

 Kelompok Kerja
Dalam organisasi bisnis, kelompok kerja itu merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa (umum) dan melihat diri mereka sebagai suatu kelompok. Kebutuhan-kebutuhan organisasi mereka dapat berupa : (1) kebutuhan berkomunikasi, (2) kebutuhan mempertahankan harga diri dan kepentingan ekonomi, serta, (3) kebutuhan akan keamanan atau perlindungan.
Keanggotaan dalam berbagai kelompok akan bergantung pada banyak hal, yaitu : (1) keakraban satu sama lain, (2) kepentingan bersama,(3) pekerjaan serupa, dan (4) persahabatan.

 Motivasi
Setiap orang pasti mempunyai motivasi sebagai alasan mengapa mereka berperilaku tertentu. Dengan kata lain, motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berperilaku sperti yang mereka lakukan.

Jenjang Kebutuhan Karyawan
Teori motivasi dari Maslow menekankan du aide dasar yaitu :
1) Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi hanya kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia.
2) Kebutuhan manusia dikelompokan dalam sebuah hierarki kepentingan. Jika satu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan lain yang tingkatannya lebih tinggi akan mincul dan memerlukan pemuasan.
Teori kebutuhan dari Maslow itu telah memberikan dampak pada pendekatan bisnis terhadap motivasi karyawan.

 Pekerjaan dan Sikap Jabatan
Kepuasan jabatan mungkin merupakan sikap jabatan yang paling banyak diteliti. Moral merupakan sikap umum dari angakatan kerja dalam sebuah perusahaan terhadap jabatan mereka. Sedangkan kepuasan jabatan merupakn istilah lain yang memberikan arti banyak tentang hal yang sama.

 Kepemimpinan
Manajer yang baik pasti akan mendapatkan hasilpekerjaan lebih banyak dari bawahannya dengan sikap sebagai pemimpin yang baik.
Macam gaya kepemimpinan yang diterapkan dalam perusahaan dapat membantu menciptakan “iklim kerja” bagi karyawan.




‘DR.BASU SWASTADH., SE., MBA.’
IBNU SUKOTHO W. SE.